Artykuły

4 najważniejsze powody, aby prowadzić biznes bez papieru

4 najważniejsze powody, aby prowadzić biznes bez papieru

Jak wykorzystać szanse płynące z wdrożenia strategii paperless? Jak uniknąć zagrożeń i zmaksymalizować korzyści?

Paperless to strategia działania umożliwiająca pełną rezygnację z papieru przy jednoczesnym budowaniu bezpiecznych procesów cyfrowych z zachowaniem dowodów prawnych.

Zapewnia nie tylko proste tworzenie dokumentów elektronicznych, ale pozwala też ograniczyć użycie dokumentów papierowych do niezbędnego minimum. Zwłaszcza, że większość z nich powstaje także w postaci cyfrowej.

Dlaczego warto prowadzić biznes bez papieru? Oto 4 główne powody:

  1. Poprawa doświadczenia klienta (customer experience), które jest ważniejsze niż kiedykolwiek, ponieważ klienci wymagają od firm optymalizacji i zwiększenia ergonomii procesów i rozwiązań.
  2. Zwiększenie bezpieczeństwa procesów biznesowych, które wpisują się w ogólną koncepcję cyberbezpieczeństwa w Internecie.
  3. Szybsza i łatwiejsza obsługa klienta, co stanowi istotny wyróżnik wśród wielu konkurencyjnych ofert.
  4. Wymierne oszczędności finansowe – tutaj zasada jest prosta – im więcej procesów cyfrowych, tym większa skala oszczędności, które w skali roku mogą sięgać nawet setek tysięcy złotych. To efekt ograniczenia, a nawet całkowitej eliminacji kosztów papierowego obiegu dokumentów.

Udana cyfryzacja – od czego zależy?

COVID-19 przyspieszył cyfryzację to fakt. Jednak bardzo szybka transformacja cyfrowa, często niestety nieprzemyślana w dłuższej perspektywie czasu nie przyniesie korzyści. Bez odpowiedniej zmiany procesów biznesowych jej realizacja na szeroką skalę nie ma sensu. Efekt będzie bowiem odmienny od oczekiwanego.

Udana cyfryzacja wymaga dogłębnego poznania działań firmy, sprawdzonych narzędzi IT i co ważne otwartego podejścia na linii klient – dostawca, czego niestety często brakuje.

Zakup rozwiązania informatycznego nie jest wystarczającą odpowiedzą na realizację procesów paperless. Dopiero układ partnerski obu stron może doprowadzić do sukcesu. Zmiana podejścia i potraktowanie dostawcy jako doradcy jest zatem istotnym czynnikiem skutecznego wdrażania procesów cyfrowych.

Zaufanie i ryzyko w paperless

Przed pandemią COVID-19 wiele rzeczy realizowaliśmy już zdalnie. Dziś wiemy, że nie ma od tego odwrotu. Kontakt rzeczywisty i budowanie za jego pomocą poczucia zaufania zaczyna być luksusem. Musimy uświadomić sobie, że w coraz szerszym zakresie tworzymy relacje zarówno życiowe, jak i biznesowe w świecie wirtualnym, co jest oczywiście dużo trudniejsze. Poziom ryzyka decyzji podejmowanych on-line wzrasta kilkukrotnie i dlatego trzeba mówić o bezpieczeństwie i zaufaniu.

Paperless rozwiązuje te kwestie z wykorzystaniem podpisu elektronicznego czy cyfrowej tożsamości, które służą do zdalnego potwierdzania naszej woli czy akceptacji czynności.

Zrozum i pokonaj bariery

Główną barierą we wdrażaniu paperless jest mentalność ludzi, naturalne przywiązanie do tego co było, strach przez wykreowaniem nowych, lepszych procesów, ale też niestety mała wiedza, jak to wszystko ze sobą poskładać. Warto podkreślić, że odpowiednie przepisy i technologia już są.

Cyfryzacja, która powinna być traktowana priorytetowo, przez większość sektorów gospodarki została doceniona dopiero w trudnym czasie pandemii. Chociaż wiele z pożądanych dziś produktów i usług jest dostępnych na rynku od kilku lat, dla dużej liczby firm okazały się być niemal objawieniem. Moim zdaniem pokazuje to, jaka jest natura człowieka, który często woli omijać wymagające tematy.

Transformacja cyfrowa wymaga: odwagi biznesowej, zmiany strategii, procesów i doboru właściwych narzędzi i ludzi. Jest to duże wyzwanie, którego wiele firm obawia się podejmować lub odkłada je w czasie. Jednak ten czas właśnie nadszedł.

Autor: Artur Miękina, ekspert Asseco w kampanii #BiznesBezPapieru.

Zobacz także:

Jeżeli planujesz lub prowadzisz cyfryzację organizacji, zapisz się na newsletter #BiznesBezPapieru, a otrzymasz od nas analizy, poradniki i case studies.