Transformacja cyfrowa firmy: zacznijmy od papieru

Pandemia wywróciła polski biznes do góry nogami, zmuszając przedsiębiorców do gwałtownej digitalizacji części lub niemal całej swojej działalności. Proces transformacji wystartował jednak na długo przed wybuchem globalnego kryzysu, ponieważ przedsiębiorcy zaczęli doceniać cyfryzację jako realną, rynkową korzyść. Wartość elektronizacji usług i procesów dostrzegła też administracja publiczna.

Jakie obszary biznesu i administracji publicznej udało się w kraju przenieść z epoki papieru do ery cyfrowej, jak na tym korzystamy i jakie działania należy podjąć, by transformację przyspieszyć? – ocenia Michał Kanownik, prezes Związku Cyfrowa Polska.

Sukcesy i wyzwania biznesu

Przyglądając się polskiemu biznesowi w zróżnicowanych branżach, należy pochwalić skalę, na jaką przedsiębiorstwa zdigitalizowały obszar obsługi klienta. Z poziomu aplikacji czy portalu dostępne dla klientów są już nie tylko usługi bankowe, rezerwacje w placówkach kulturalnych, umówienie wizyty u mechanika, czy zarządzanie zawartymi umowami.

Równie sprawnie polski biznes poddał transformacji cyfrowej kwestie sprzedaży, która masowo i z powodzeniem przeniesiona została do sieci. Według Bisnode Dun & Bradstreet Company w 2020 r. na polskim rynku internetowym przybyło niemal 8 tysięcy sklepów. Przedsiębiorcy doceniają w końcu możliwości prowadzenia działań marketingowych za pomocą mediów społecznościowych, które stały się doskonałym kanałem dotarcia do klienta.

Z badań zrealizowanych w zeszłym roku przez IPOS wynika, że spośród firm z sektora MŚP prowadzących marketing online, ponad połowa korzysta w tym celu z LinkedIn, Facebooka, Instagrama czy Twittera. Mimo tych sukcesów polskie firmy wciąż czeka wiele pracy. Jakie cyfrowe wyzwania czekają na rodzimy biznes?

Od czego zacząć?

Przedsiębiorstwa chcące stawiać pierwsze kroki na ścieżce digitalizacji powinny skupić się właśnie na obszarze kontaktu z klientem oraz poszerzeniu dostępności swojego produktu o kanały cyfrowe. Odbiorcy  oczekują dziś wygodnej i zdalnej dostępności do jak największej liczby usług w dowolnym miejscu i czasie. Warto poszukiwać również rozwiązań z zakresu automatyzacji prostych, powtarzalnych czynności biznesowych.

Inną sferą działalności przedsiębiorstw, która wciąż pozostawia pewien niedosyt w kontekście transformacji cyfrowej, a bez wątpienia może na niej wiele zyskać, jest elektronizacja obiegu dokumentów. Minimalizacja lub zupełne wyeliminowanie papierowej dokumentacji z zachowaniem wszelkiej mocy prawnej dokumentów wpisuje się w termin paperless. Podejście to oferuje efektywne zarządzanie obiegiem dokumentów, gwarantuje jego przyspieszenie z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa, znaczną oszczędność czasu i wzrost wydajności firmy, nie wspominając o dbałości o środowisko naturalne.

Wszystko to sprawia, że paperless stanowić będzie fundament rozwoju i prowadzeniu nowoczesnego biznesu w nadchodzących latach. Zwiastunem rychłego nadejścia takich przemian był bez wątpienia rok 2020, w którym praca w wielu polskich firmach przyjęła formę zdalną, ograniczając udział fizycznej wymiany materiałów.

Administracja nie pozostaje w tyle

Cyfryzacja działalności nie jest wyłącznie domeną przedsiębiorców, projekty w obszarze transformacji podejmuje również polska administracja.. Za przykład udanych działań na rzecz transformacji w administracji publicznej mogą posłużyć projekty, takie jak portal podatkowy czy jednolity plik kontrolny VAT – digitalizacja obowiązków związanych z podatkami została ciepło przyjęta przez biznes. Polacy coraz chętniej korzystają również z możliwości Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP), skutecznie ograniczając czas spędzony na staniu w kolejkach w urzędach. W kontekście trwającej pandemii nie sposób nie wspomnieć o możliwości elektronicznej rejestracji na szczepienie czy dostępności e-wizyt lekarskich.

Przed administracją wciąż jednak stoi wyzwanie dalszego ograniczania konieczności osobistych wizyt interesantów w urzędach. Zaoszczędzony w ten sposób czas i zasoby ludzkie mogą zostać z powodzeniem wykorzystane na inne, wymagające zadania. Wyzwaniem jest również dotarcie z e-usługami do większej liczby obywateli, szczególnie wśród grup mniej biegłych cyfrowo. Wszystkie te działania wymagają wiele pracy. Czy warto?

Co nam po cyfryzacji?

Na transformacji indywidualnych przedsiębiorstw skorzystamy oczywiście w skali kraju. Uwolnienie zasobów ludzkich i czasu w administracji publicznej przekłada się na wydajniejsze działanie aparatu państwowego, a tym samym osiągnięcie oszczędności. Postęp digitalizacji to w końcu nowe i szerzej dostępne usługi dla polskich konsumentów. Wzrost liczby cyfrowych przedsiębiorstw zagwarantuje Polsce większą konkurencyjność względem zagranicznych rynków, a powszechność cyfrowych rozwiązań i sprzyjające warunki dla innowacyjnych przedsiębiorstw przyciągną do kraju inwestycje, generując tym samym miejsca pracy.

Wszystko to przełoży się oczywiście na wzrost gospodarczy. Powszechność działań na rzecz transformacji wyzwoli wzrost kompetencji cyfrowych Polaków. A co więcej – według ekspertów Booz & Company – postęp digitalizacji pozytywnie wpłynie nie tylko dodatkowo na jakość życia obywateli czy poziom edukacji, ale również przyczyni się do np. redukcji poziomu korupcji.

Jakie działania należy zatem podjąć, by przyspieszyć transformację cyfrową tam, gdzie wciąż stawia pierwsze kroki i w niedługim czasie cieszyć się płynącymi z niej korzyściami?

Nabrać wiatru w cyfrowe żagle

Dysponujemy niezbędną do przeprowadzania zmian technologią i sprzyjającym jej środowiskiem prawnym. Brakującym elementem układanki jest wciąż świadomość społeczna. Dlatego zadbać należy o upowszechnianie wiedzy i kompetencji cyfrowych, aby proces digitalizacji trwał i nabierał tempa w biznesie i administracji publicznej. Bez wątpienia nie da się też prowadzić transformacji bez odpowiednich środków.

Być może stosowne zasoby pojawią się wraz z uruchomieniem Krajowego Planu Odbudowy . Ten przygotowywany przez rząd instrument finansowy oparty o środki unijne i pożyczki, ma stanowić narzędzie do zwalczania kryzysu wywołanego pandemią, poprzez dofinansowanie kluczowych obszarów rozwoju gospodarki. Co ważne, traktuje on transformację cyfrową jako jeden z filarów odbudowy polskiej siły ekonomicznej.

Warto też, aby przedsiębiorstwa korzystały z dostępnych już ulg podatkowych na wdrażanie innowacji.  Należy dla nich m.in. ulga podatkowa od kosztów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową czy tzw. pakiet IP Box, pozwalający obniżyć stawkę podatku dochodowego w przypadku osiągania zysków z komercjalizacji praw własności intelektualnej, powstałych w wyniku prac badawczo-rozwojowych.

Czas na #BiznesBezPapieru

Czy wystarczy zatem, by przedsiębiorcy dysponowali odpowiednimi środkami i zachętami do innowacji? To na nic – bez skutecznej edukacji na szeroką skalę. Jedynie pod warunkiem zrozumienia korzyści i usprawnień płynących z innowacyjnych rozwiązań cyfrowych i odejścia od papieru, biznes będzie chętniej w nie inwestował. Okazją dla przedsiębiorców do zapoznania się z możliwościami i narzędziami transformacji jest dedykowana kampania edukacyjna #BiznesBezPapieru, w ramach której eksperci dzielą się wiedzą na temat skutecznego przenoszenia tradycyjnych procesów biznesowych do świata cyfrowego, przybliżają ideę paperless i prezentują proces wdrażania jej w firmie. 

Należy mieć nadzieję, że aspekt finansowy i edukacyjny wspierany będzie nadal odpowiednią, niosącą wsparcie dla przedsiębiorców pragnących digitalizować swój biznes, legislacją podatkową i finansową. Współdziałanie w tych obszarach przyniesie bowiem wymierne korzyści indywidualnym przedsiębiorstwom, ale przede wszystkim stanowić będzie oparcie dla podnoszącej się z kryzysu polskiej gospodarki.

Cyfryzacja na ratunek postpandemicznej gospodarki

Prognozy oraz przeznaczane przez UE i Polskę na transformację cyfrową środki wskazują jednoznacznie, że to właśnie ona będzie napędzać nasze wyjście z gospodarczej opresji. McKinsey & Company szacuje, że w Polsce, w pierwszych miesiącach obowiązywania obostrzeń związanych z pandemią gospodarka cyfrowa wzrosła o 18,4%, czyli 2,5-krotnie szybciej niż średni wzrost w latach 2017-2019. Do 2025 roku proces cyfryzacji może przynieść Polsce dodatkowe 275 mld złotych PKB.

Nadchodzące lata, niosące zmiany technologiczne i społeczne wymuszą od biznesu i administracji odejście od papieru na rzecz rozwiązań cyfrowych. W naszej mocy pozostaje podjęcie wyzwania tych przemian już dziś.

Michał Kanownik, Prezes Zarządu Związku Cyfrowa Polska, ekspert kampanii #BiznesBezPapieru.

Związek Cyfrowa Polska jest merytorycznym partnerem kampanii #BiznesBezPapieru.

Zobacz także:

• Rola uczelni w cyfrowej edukacji przyszłych przedsiębiorców
• 4 najważniejsze powody, aby prowadzić biznes bez papieru
• „Transformacja cyfrowa? Nie da się!” – najpowszechniejsze przeszkody i jak je pokonać

Jeżeli planujesz lub prowadzisz cyfryzację organizacji, zapisz się na newsletter #BiznesBezPapieru, a otrzymasz od nas analizy, poradniki i case studies.