Artykuły

Paperless – sposób na brak papieru

Paperless – sposób na brak papieru

Niedawna podwyżka cen papieru dała się mocno odczuć w sprzedaży detalicznej i hurtowej. Tymczasem producenci uprzedzają już o kolejnym wzroście. Wyższe ceny oraz wydłużony czas oczekiwania zachęca do poszukiwania rozwiązań, które zastąpią lub zredukują papier do minimum tam, gdzie to możliwe – w myśl idei paperless.

Dlaczego nie ma papieru?

Branża papiernicza zmaga się z deficytem papieru na rynku. Braki dotyczą praktycznie każdego rodzaju – od biurowego, kolorowego, po toaletowy i opakowaniowy.

Przyczyny leżą w zwiększonym popycie oraz wzrostach cen transportu między Azją a Europą – papier na rynki europejskie importowany jest głównie z Azji. Co więcej, pandemia zdecydowanie zahamowała handel papierem między Chinami a Europą, dlatego dochodzi wręcz do reglamentacji ryz.

Wysoki i jednocześnie nieregularny popyt na papier, przy dwuletniej pandemii, wpłynął na niskie stany magazynowe nie tylko w hurtowniach i sprzedaży detalicznej, ale również w produkcji.

Jaka będzie cena papieru?

Polscy producenci papieru nie byli przygotowani na taki stan rzeczy. Reakcja na potrzeby rynku i zwiększenie produkcji jest czasochłonne i wymaga wysokich nakładów inwestycyjnych. W związku z tym, szacuje się, że luty przyniesie wzrost cen papieru nawet o 100%.

Na podwyżkę cen papieru wpływ ma również:

  • obecny koszt celulozy, która w poprzednim roku utrzymywała się na stałym – wysokim – poziomie,
  • wzrost cen energii, ropy naftowej oraz drewna.

Produkcja papiernicza odznacza się wysoką energochłonnością, a przy panującej inflacji oraz podwyżkach cen gazu czy energii elektrycznej możemy spodziewać się dalszego wzrostu kosztów wytworzenia papieru.

W przypadku drewna, jako podstawowego surowca w produkcji papieru, możemy mówić również o jego deficycie, na który wpływ ma nie tylko wysoki popyt na ten surowiec w innych branżach np. budownictwie, ale również nieproduktywna polityka eksportowa państwa.

Problem z papierem? Czas na paperless!

W dobie deficytu papieru warto rozważyć wykorzystanie narzędzi służących ograniczeniu jego wykorzystania, minimalizację druku i posiadania dokumentacji w formie fizycznej. W obecnej sytuacji, zaczyna zyskiwać na znaczeniu biznes prowadzony bez papieru – z wykorzystaniem elektronicznego obiegu dokumentów, e-podpisu, tożsamości cyfrowej i jej weryfikacji.

Korzyści z bycia paperless mogą osiągnąć wszyscy uczestnicy rynku, niezależnie od branży.

Dwie najważniejsze zalety biznesu bez papieru to:

  • większa efektywność prowadzonych działań,
  • podniesienie bezpieczeństwa obiegu dokumentów.

Trzonem działań paperless jest podpis elektroniczny, który umożliwia cyfryzację dokumentacji, która do tej pory wymagała formy papierowej. Na rynku dostępne są rozwiązania takie jak mobilny podpis elektroniczny SimplySign, który pozwala podpisywać dokumenty w dowolnym formacie o dowolnej porze.

E-podpis, mobilny lub klasyczny z kartą i czytnikiem, pozwala nie tylko na założenie elektronicznego archiwum, ale również eliminuje konieczność tradycyjnej wysyłki pism i dokumentów pocztą lub kurierem. Oszczędności osiągamy nie tylko na kartkach i druku, ale również na papierze zużytym na koperty i paczki oraz koszcie ich transportu.

E-podpis – opinie przedsiębiorców

Pozytywną perspektywę rozwoju dla e-podpisu stanowi fakt, że ogół badanych korzystających  z e-podpisu uważa go za narzędzie bardzo przydatne w codziennym funkcjonowaniu. Z raportu Europejskiego Funduszu Leasingowego pt. „Cyfrowa rewolucja na rynku leasingu. Pod lupą.” z 2021 wynika, że co piąty przedstawiciel sektora MŚP jest użytkownikiem e-podpisu, natomiast 64% przedsiębiorców zamierza wprowadzić to narzędzie w ciągu 3 lat.

Brak papieru - wykorzystaj podpis elektroniczny!
Perspektywy na korzystanie z podpisu elektronicznego. Źródło: Raport EFL, 2021 „Cyfrowa rewolucja na rynku leasingu. Pod lupą.”

Digitalizacja dokumentacji przedsiębiorstw jest nieodłącznym elementem cyfrowej transformacji. Przejście na elektroniczną formę dokumentów jest charakterystyczne dla nowych firm, które od początku wdrażają ideę paperless. 66% przedsiębiorstw deklaruje, że całkowita cyfryzacja dokumentacji, która aktualnie prowadzona w formie papierowej zajęła bym im maksymalnie trzy lata.

Problem z papierem? Czas na paperless!
Okres cyfryzacji dokumentacji w MŚP. Źródło: Raport EFL, 2021 „Cyfrowa rewolucja na rynku leasingu. Pod lupą.”

Rosnąca otwartość przedsiębiorstw na użytkowanie e-podpisu oraz ich pozytywne nastawienie do elektronizacji dokumentacji wskazuje, że MŚP są przygotowane na proces cyfryzacji. Elektronizacja usług i procesów powinna być ważnym celem na najbliższe lata dla jak najszerszej grupy przedsiębiorstw. Nie tylko usprawni funkcjonowanie biznesu, ale jest też szansą na dynamiczny rozwój gospodarczy.

Coraz wyższe koszty wykorzystania papieru, a także problemy z jego dostępnością, mogą stać się katalizatorem istotnych zmian. Z jednej strony cyfryzacja pozwoli utrzymać wszystkie procesy biznesowe, z drugiej – pomogą zadbać o ekologię. Ograniczenie użycia papieru, może być proste, dlatego warto zmienić nawyki i dołączyć do prowadzących już biznes bez papieru.

Paweł Wojtaszyk

Młodszy Kierownik Produktu

Asseco Data Systems

ZOBACZ, JAK INNI WDRAŻAJĄ JUŻ PAPERLESS: