Czy sukces cyfryzacji zależy od dostawcy systemu?

Jakich kompetencji dostawcy rozwiązań paperless powinniśmy szukać, aby digitalizacja procesów zakończyła się pełnym powodzeniem? Na co należy zwracać uwagę, aby osiągnąć zamierzone cele? Na te oraz inne pytania odpowiada Michał Tabor, ekspert kampanii #BiznesBezPapieru, partner i członek zarządu Obserwatorium.biz.

Podczas webinaru „Jak przeprowadzić transformację cyfrową z sukcesem?” mówił Pan o odpowiedzi polskich firm na pandemię i lockdown, którą nazwał Pan  „szarżą cyfryzacyjną”. Dostawcy technologii mieli pełne ręce roboty i faktycznie pomagali klientom cyfryzować biznes. Z tego wniosek, że klient potrzebuje dostawcy, szczególnie w pilnych przypadkach. Ale czy zawsze?

Dyskusja o roli dostawcy toczy się już od dłuższego czasu. Czy wystarczy, aby ograniczył się do sprzedaży rozwiązania, czy jednak powinien brać aktywny udział w planowaniu i wdrożeniu? Czy wszystko trzeba zbudować samodzielnie, czy jednak korzystać z gotowych rozwiązań? Na pewno rola dostawcy zależy od skali potrzeb klienta. Obecnie oferta firm IT jest szersza i bardziej kompleksowa, uwzględniająca wyzwania o różnym stopniu złożoności.

Korzystamy na rosnącej dostępności technologii?

Cofnijmy się kilka lat wstecz. Jak wówczas wyglądały systemy do tele- czy wideokonferencji? Co umożliwiały i ile kosztowały? Z jednej strony dostępne były bardzo zaawansowane, ale bardzo drogie rozwiązania od czołowych dostawców, na które stać było jedynie największe przedsiębiorstwa. Z drugiej – popularne aplikacje konsumenckie nienadające się do wykorzystania w firmowym środowisku ze względu na ograniczoną funkcjonalność czy bezpieczeństwo. Możemy sobie tylko wyobrazić co by się stało, gdyby pandemia uderzyła wtedy. Jak bardzo nasze możliwości zdalnej pracy i współpracy byłyby ograniczone.

Na szczęście pojawiły się nowe rozwiązania.

Rynek się zmienił i wybór stał się zdecydowanie większy. Gdy przyszła pandemia COVID-19 nikt nie budował od postaw własnych narzędzi tylko natychmiast sięgnął po dostępne.Taki sam mechanizm zachodzi w cyfryzacji procesów. Wszyscy się przyzwyczailiśmy, że możemy przetwarzać dokumenty w chmurze i że jest to często bezpieczniejsze niż budowanie własnej serwerowni czy własnego systemu. W takim wariancie dostawca bierze na siebie bezpieczeństwo i rozwój takich narzędzi.

Drugi ważny element cyfryzacji to usługi zaufania dla dokumentów paperless, które pozwalają nam zabezpieczyć ich wartości dowodowe w sposób zgodny z prawem, audytowalny i chroniący nas w pełnym zakresie.  Są jasno określone przez przepisy i działają w całej Unii Europejskiej, za co również odpowiada ich dostawca.

Budować czy kupować – czy taki jest wybór?

Samodzielne budowanie systemu zabezpieczającego transakcje w ramach naszego biznesu jest oczywiście możliwe i wykonalne. Tak zrobiły banki. Zbudowały własne systemy transakcyjne, które są jednak okupione mnóstwem problemów, obostrzeń i ciągłymi audytami. Oszacowały swoje ryzyko i zwirtualizowały finanse i wprowadziły cashless w wielu procesach. Na taki ruch nie stać jednak małych i średnich firm oraz większości dużych. Dlatego naturalnym krokiem jest wykorzystanie możliwości, jakie zapewnia współpraca ze sprawdzonym dostawcą.

Używajmy więc tego co sprawdzone, zestandaryzowane, upowszechnione?

Nawet więcej – używajmy tego, co pozwala ograniczać nasze ryzyka zgodnie z prawem, które dla każdej firmy mogą oznaczać co innego. Dlatego sięgajmy jedynie po sprawdzone rozwiązania, nie nastawiajmy się na ich samodzielne budowanie.

Dostawca jako tylko sprzedawca rozwiązań – czy warto z nim współpracować?

Przypadkowe, nieprzemyślane wybory grożą użyciem zbyt zaawansowanych narzędzi do prostego procesu lub wykorzystaniem niewystarczającej liczby rozwiązań do zapewnienia pełnego bezpieczeństwa krytycznego procesu w firmie. Słowem – nie tylko narzędzia, ale wsparcie całego procesu cyfrowego – tego potrzebują przedsiębiorstwa dziś.

Po stronie dostawców oferujących usługi zaufania taka praca jest jeszcze do odrobienia – nie sprzedawać wyłącznie klocków, ale rozwiązanie end-to-end.

Kogo więc wybierać. Jak brzmiałaby Pańska rekomendacja?

Przedsiębiorco, szukaj dostawcy, który umie rozmawiać z tobą językiem twoich wartości. Potrafi dostarczyć procesy skrojone na miarę Twojego biznesu. Jeżeli jest mały, być może produkty z półki będą do ciebie pasować lub konieczna będzie lekka modyfikacja schematów działania pod wybrane rozwiązanie.

Mały biznes potrzebuje edukacji, by wiedzieć jak zrobić to szybko i łatwo. To jest czasem bardzo prosta usługa konsultingowa. Większe firmy, które wypracowały już model funkcjonowania i nie chcą tego zmieniać, a potrzebują cyfryzacji – muszą zainwestować więcej. Ale wtedy powinny rozmawiać z firmami, które im to dostarczą.

Dostawca może nie mieć jednak wszystkiego…

Aby uniknąć takiej sytuacji potrzebna jest gruntowna analiza własnych wymagań to znaczy określenie interesów każdej z grup, na którą wpłynie projekt paperless. Czego potrzebuje teraz i w procesach pochodnych od głównego, który będzie cyfryzowany. Jeżeli wytwarzamy dowody w organizacji, czyli wszelkie dokumenty mające moc dowodową w sądzie, należy się zastanowić jak długo będą nam potrzebne i do czego służą, co się z nimi stanie. Poszczególne procesy należy segregować, część eliminować i sprawdzać, czy ich efektem ma być dokument dowodowy i czy jest on niezbędny? Jeżeli nie – rezygnować z jego wytwarzania.

Czym grozi współpraca z niekompetentnym dostawcą paperless?

Bolesny przykład  takiej współpracy – cyfrowy dokument nie nadaje się do użycia. Nie jest akceptowany przez audyt, kontrolę czy sąd w spornej sprawie. Czy nie ma wartości dowodowej. Inny przykład wyposażenie w kwalifikowane certyfikaty tylko pracowników, a klientów już nie. To pokłosie wadliwej analizy – potrzeb wszystkich uczestników procesów w całym cyklu życia procesu, dokumentu i dowodu. Nagle się okaże, że cyfryzacja jest nieskuteczna.

Jeżeli planujesz lub prowadzisz cyfryzację organizacji, zapisz się na newsletter #BiznesBezPapieru, a otrzymasz od nas analizy, poradniki i case studies.

Zobacz także: