Artykuły

Paperless ponownie zdominuje 2022? Poznaj kluczowe trendy!

10 stycznia, 2022 | Redakcja

Rok 2021 przyniósł, zgodnie z naszymi wcześniejszymi przewidywaniami, intensywną cyfryzację masowej komunikacji z klientami i zwiększenie skali zastosowania paperless. A co czeka nas w 2022 roku? – kluczowe trendy opisuje Piotr Mazur, Dyrektor Pionu Komunikacji Masowej w Asseco Data Systems.

Z artykułu dowiesz się:

jakie 3 trendy paperless będą w 2022 dominować na rynku rozwiązań komunikacji masowej,
kto dokonał najciekawszych wdrożeń usług outsourcingowych,
jakie korzyści odnoszą firmy usprawniające procesy.

Podczas gdy część przedsiębiorstw dopiero zaczynała w 2021 roku realizować projekty paperless, pozostałe firmy udoskonalały swoje rozwiązania. Każda z nich miała jednak ten sam cel – cyfryzację, która pozwala na usprawnienie procesów, optymalizację kosztów, a także zwiększanie przewagi konkurencyjnej i wzrost jakości świadczonych usług. Jakie trendy w cyfrowej komunikacji z klientem ukształtują rynek w 2022 roku?

1. Outsourcing usług – jako sposób na elastyczną optymalizację procesów paperless

Nowa cyfrowa rzeczywistość stawia przed firmami konieczność ciągłej optymalizacji procesów. W przypadku masowej komunikacji zawsze pojawia się pytanie: czy inwestować we własne zasoby, czy zdecydować się na współpracę z wyspecjalizowanym i zaufanym dostawcą.

Za drugą opcją przemawia coraz częściej nie tylko wymiar finansowy, ale także profesjonalnie, szybkie i kompleksowe wprowadzenie zmian, niezbędnych we współczesnym otoczeniu biznesowym.

Rok 2021 był okresem zwiększonego zainteresowania outsourcingiem wybranych usług. Niemały wpływ na to miała przedłużająca się pandemia, która wymusiła weryfikację wszystkich procesów w kontekście zapewnienia ciągłości działania, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu realizacji.

Wszystko wskazuje na to, że w roku 2022 nastąpi kontynuacja tego trendu, przede wszystkim dlatego, że projekty związane z optymalizacją procesów są realizowane zazwyczaj w dłuższej perspektywie.

Przykładem tego, jak jeszcze bardziej usprawnić procesy przy bardzo wysokim poziomie digitalizacji, jest outsourcingowy kontrakt z 2021 roku – wdrożenie przez Asseco usługi Przetwarzania Danych w zakresie obsługi e‑Dokumentów rozliczeniowych dla Netii, jednej z kluczowych firm sektora telekomunikacyjnego oraz ICT.

Netia zamierzała usprawnić obszar rozliczeń i szukała rozwiązania, które poprawi nie tylko szybkość, jakość i terminowość generowania dokumentów dla odbiorców końcowych, ale będzie też zgodne z wewnętrznymi procedurami spółki i pozwoli szybciej reagować m.in. na nowe regulacje.

Osiągnięte przez Netię efekty bardzo dobrze obrazują, jak ważne jest zapewnienie automatyzacji procesu, a zarazem ciągłej gotowości do wdrażania zmian dynamicznie według bieżących potrzeb.

2. KSeF, czyli cyfryzacja państwa, z której wszyscy korzystamy

Nowoczesne technologie wprowadzane przez administrację zwiększają konkurencyjność i innowacyjność gospodarki. Dla biznesu oznacza to czasem wymóg dostosowania systemów i usług do nowej, cyfrowej formy komunikacji z klientami oraz dystrybucji informacji.

Dobrym przykładem są wprowadzone w 2021 roku zmiany, których celem jest digitalizacja obiegu e-Faktur poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jego uruchomienie zaplanowano na 2023 rok.

Na potrzeby eksportu danych do nowego narzędzia administracji skarbowej niezbędne będzie dostosowanie jednego systemu wewnętrznego, a niejednokrotnie nawet kilku. Oznacza to potencjalną kosztowną przebudowę i aktualizację oprogramowania.

Klienci staną ponownie przed wyborem: czy są w stanie na czas wprowadzić tak duże zmiany w swoich systemach informatycznych, czy będą przekazywać dane do dostawcy zewnętrznego. Asseco oferuje już usługę przetwarzania danych zgodnie z otrzymanymi wytycznymi, a następnie wysłanie ich do KSeF.

Rok 2022 pokaże nam, w którym kierunku podąży rynek przygotowując się do obsługi KSeF. Będzie też doskonałą okazją do zweryfikowania możliwości szybkiego dostosowania się do zmian przez polskie przedsiębiorstwa.

Sama wysyłka do KSeF nie wyczerpuje oczywiście zakresu współpracy z Asseco, które oferuje przetwarzanie i masowe dostarczanie każdego typu e-Dokumentu do klientów.

3. Paperless i jego rosnąca rola w nowej, zdalnej rzeczywistości

Konieczność cyfryzacji dotyczy każdej branży. Doskonałym przykładem są ubezpieczenia, gdzie mogliśmy zaobserwować w 2021 roku istną rewolucję w cyfryzacji wszelkich procesów związanych z obsługą klienta, dystrybucją dokumentów czy informacji.

Ubezpieczyciele, którzy we wcześniejszych latach podchodzili do tego tematu z lekkim dystansem, zdecydowanie dostosowali się do zdalnej rzeczywistości.

Asseco brało w tym czynny udział, wdrażając zmiany w obszarze kompleksowej obsługi masowej komunikacji u jednego z liderów rynku ubezpieczeń. Kluczowe kryteria wyboru w tym projekcie to gwarancja terminowości, bezpieczeństwo danych, zaufanie i doświadczenie dostawcy.

Rozwiązanie Asseco zapewniło szybki czas przetwarzania danych oraz realizacji całego procesu, personalizację dokumentów oraz wiele kanałów dystrybucji dokumentów.

Jak automatyzacja coraz większej liczby procesów pozwala zaoszczędzić czas i nakłady pracy pokazuje inny projekt z bankowości spółdzielczej – wdrożenie Elektronicznego Nośnika Trwałego dla jednego z największych banków spółdzielczych w województwie podkarpackim.

Bank Spółdzielczy w Lubaczowie zdecydował się̨ na cyfryzację procesu związanego z masową wysyłką dokumentów do swoich klientów, która dotychczas była realizowana w formie papierowej. Wybrał rozwiązanie Asseco – Elektroniczny Nośnik Trwały, którego wdrożenie zredukowało papierowy obieg dokumentów aż o 80%, usprawniło procesy wewnętrzne i podniosło jakość usług dla klientów.