O najważniejszych barierach na drodze transformacji cyfrowej polskiego biznesu i administracji pisze Michał Tabor, Partner i Członek Zarządu Obserwatorium.biz.

1. Analogowi „Przeszkadzacze”

Proces eliminacji papieru z procesów biznesowych, który nazywam depapieryzacją dotyczy przede wszystkim człowieka. Jego poczucia bezpieczeństwa, rozumienia świata i funkcjonowania na co dzień w organizacji. Choć to właśnie człowiek jest przede wszystkim beneficjentem wdrożenia paperless to bywa jednocześnie największym „przeszkadzaczem” w jego realizacji. Ponieważ cyfryzacja wymusza bowiem zmianę przyzwyczajeń.

W każdej organizacji znajdziemy taką osobę, która jest przeciwna zmianom. Będzie to księgowy z 30-letnim stażem, który mówi: Tak ma być i koniec!”, człowiek od bezpieczeństwa zasłaniający się właśnie tym aspektem funkcjonowania firmy, albo prawnik, który chce mieć wszystko na papierze.

Jeżeli podejmiemy z nimi temat cyfryzacji, to zapewne usłyszymy: „Nie wezmę za to odpowiedzialności! Zmieniacie mój obszar, którzy działa dobrze w ten sposób od dawna. Róbcie to beze mnie!”. Niestety na ogół jest to osoba ciesząca się zaufaniem zarządu i najczęściej postawiona wysoko w organizacji. Trzeba jednak pamiętać i zrozumieć że są przekonani, że robią to w dobrej wierze, dlatego trzymają się schematów i procesów, które znają i rozumieją od lat.

Zawsze najlepszym sposobem na przekonanie „przeszkadzaczy”, niezależnie od tego gdzie są ulokowani w strukturze, jest edukacja, informacja oraz przykłady dopasowane do ich profilu działalności i zawodowej odpowiedzialności. Właściwie dobrane argumenty i konkretne przypadki wdrożenia działają najskuteczniej.

2. Wyolbrzymione obawy

Próby cyfryzacji są wielokrotnie odrzucane zanim jeszcze rozpocznie się etap planowania projektu. Dzieje się tak głównie z powodu nieuzasadnionego przeszacowania skali przedsięwzięcia i jego kosztów. Plan postrzegany jest przez pryzmat milionów złotych i roboczogodzin, które „na pewno” pochłonie i nikt nie wie, jak zabrać się za „tego słonia”.

A trzeba to po prostu zrobić etapami. Zacząć od małego projektu. Nie zakładać od razu zmiany całej organizacji. Znaleźć jeden punkt startowy i na nim się skoncentrować. Jednym z nich może być proces zatrudniania w obszarze HR. Zaprojektowanie, go tak, aby nie potrzebował ani jednej kartki – nie jest bardzo trudne, ani bardzo czasochłonne i można go zbudować z prostych, dostępnych na rynku rozwiązań.

Szybkość i prostota jego wdrożenia to nie jedyna korzyść. Nasz zysk w tym przypadku to fakt, że wszyscy nowi pracownicy będą już po przejściu takiego cyfrowego procesu. Zyskujemy naturalnych kandydatów do kolejnych projektów paperless, którzy od razu zdobywają wiedzę i doświadczenie. Uważam, że HR stanowi bardzo dobry obszar biznesowy do startu wielu depapieryzujących inicjatyw i chętnie angażuje się w kolejne. Od procesu zatrudniania można przejść na przykład do cyfryzacji wniosków o urlop.

3. Niewłaściwy właściciel

Projekt depapieryzacji trafia zazwyczaj do działu IT, który ochoczo zabiera się do sporządzenia listy zakupów technologii i wprowadzania zmian w procesach według własnych pomysłów. Na ogół nie jest to dobry początek, a tak realizowany plan nie zakończy się sukcesem. Przede wszystkim dlatego, że dział IT nie znajduje chwili na refleksję nad faktycznymi korzyściami i wartościami z wdrożenia, czy też nad tym kto będzie ich adresatem.

Dlatego rozpoczynając projekt cyfryzacji należy od razu zadać pytanie – kto najwięcej na tym skorzysta? Jeżeli klient, to właścicielem projektu powinien być dział zajmujący się jego obsługą. Dlatego trzeba kierować się zasadą, że biznesowy beneficjent powinien zawsze nie tylko uczestniczyć w projekcie, ale wręcz nim zarządzać, być jego właścicielem.

Generalnie depapieryzacja musi objąć kręgosłup organizacji. Wbrew pozorom dział IT do niego nie należy, bo nie przynosi zysku firmie, jest traktowany jako źródło kosztów. Jednym z najważniejszych elementów sukcesu jest znalezienie właściwego właściciela i sponsora projektu paperelss. On będzie miał motywację, energię i cel do jego prowadzenia.

Michał Tabor, Partner i Członek Zarządu Obserwatorium.biz, ekspert kampanii #BiznesBezPapieru.

Obserwatorium.biz jest merytorycznym partnerem kampanii #BiznesBezPapieru.

Jeżeli planujesz lub prowadzisz cyfryzację organizacji, zapisz się na newsletter #BiznesBezPapieru, a otrzymasz od nas analizy, poradniki i case studies.

Zobacz także: