Jaki system pomaga prowadzić #BiznesBezPapieru?

Pandemia zmieniła model pracy, który czekają kolejne zmiany, które sprawią, że stanie się on jeszcze bardziej cyfrowy, zdalny lub hybrydowy. Rozwiązaniem, które będzie wspierać przedsiębiorców w sprostaniu tym nowym wyzwaniom będą systemy elektronicznego obiegu dokumentów. Jak wybrać najlepszy?

E-dokumenty – od czego zacząć?

Z punktu widzenia firmy istotne jest, aby rozwiązanie do e-dokumentów ułatwiał zarządzanie, wspierał automatyzację procesów biznesowych oraz oferował elastyczność, skalowalność i możliwość dostosowania go do specyfiki oraz preferencji organizacji. Wtedy staje się nie tylko nieodzownym elementem systemu odporności firmy na skutki pandemii, ale pomaga także zaadaptować trendy w środowisku pracy. Cyfryzacja pozwala też na obniżenie kosztów, zapewnia wyższą efektywność i dbałość o środowisko naturalne.

Nowoczesne narzędzie do zarządzania cyfrowymi dokumentami powinno umożliwiać:

• kontakt z firmą w sprawach pracowniczych,
• procesowanie dokumentacji i korespondencji z wykorzystaniem podpisów elektronicznych,
• obieg elektronicznych dokumentów finansowych,
• dostęp online z każdego urządzenia do potrzebnych informacji i raportów,
• korzystanie  w każdym miejscu i czasie poprzez jeden, przyjazny interfejs użytkownika.

Korzyści z wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów

Narzędzie pozwala ograniczyć lub wyeliminować papierowy obieg dokumentów, co przekłada się bezpośrednio na:

1. pełną kontrolę nad dokumentacją,
2. szybkie wyszukiwanie i bezpieczne kopie zapasowe dokumentów,
3. zdalną i skuteczną obsługę spraw poprzez intuicyjne i samoobsługowe interfejsy użytkownika,
4. dokładne monitorowanie realizacji procesów biznesowych,
5. oszczędność czasu i nakładów pracy
6. wyeliminowanie kosztów logistyki dokumentów papierowych

Idealny system do elektronicznego obiegu dokumentów optymalizuje procesy biznesowe i zadania pracowników poprzez integrację z:

• hurtownią danych (moduł raportowania) – umożliwiając przegląd informacji z wynikami finansowymi (wykonanie)
• systemem ERP – wspierając wymianę informacji pomiędzy systemami
• podpisem elektronicznym – umożliwiając oznaczanie dokumentów podpisami kwalifikowanymi lub pieczęciami firmy
• systemami państwowymi (KRS, CEIDG, REGON, Podatnik, VIES, ePUAP) – pozyskując zweryfikowane dane podmiotów i kontrahentów
• Pocztą Polską i firmami kurierskimi – udostępniając jedno miejsce rejestracji przesyłki i raporty doręczeń

Koliber – system sprawdzony przez najlepszych. Case study Asseco Data Systems

W kwietniu 2015 roku zarząd Asseco Poland zdecydował o połączeniu sześciu spółek w jedną firmę – Asseco Data Systems. W realizacji projektu pomógł, zbudowany w tym celu, system zarządzania e-dokumentami – Koliber. Stworzył on wewnętrzną, wspólną platformę współpracy dla prawie tysiąca pracowników nowej firmy z 25 lokalizacjami w całej Polsce. System efektywnie wsparł Asseco w administracji i zarządzaniu pracą rozproszonych zespołów.

Koliber wystartował wraz z inauguracją działalności Asseco Data Systems 1 stycznia 2016 roku. System wspomagał obieg dokumentów i informacji w nowej organizacji – budżety, projekty, faktury, zapotrzebowania, nieobecności, karty pracy. Pod koniec 2016 roku obsługiwał już dziewięć spółek i 30 lokalizacji. Zastosowanie jednego, wspólnego systemu umożliwiło sprawne i bezpieczne zarządzanie procesami decyzyjnymi przy dynamicznym wzroście liczby danych i dokumentów. Asseco Data Systems zoptymalizowało czas i koszty realizacja poszczególnych zadań i procesów.

Od stycznia 2019 Koliber jest dostępny komercyjnie jako system zarządzania organizacją dla firm wielooddziałowych, kancelarii prawnych, biur rachunkowych i uczelni wyższych.

Opis systemów niezbędnych do cyfryzacji przedsiębiorstwa to część poradnika „PRZEŁĄCZ SIĘ NA #BIZNESBEZPAPIERU, czyli jak bezpiecznie wprowadzić firmę w cyfrowy świat”.

Znajdziesz w nim więcej materiałów wspierających proces przygotowania firmy do transformacji cyfrowej m.in.:

• Wskazówki jak przeprowadzić autodiagnozę organizacji niezbędną do prawidłowej digitalizacji
• Specjalny kwestionariusz, który potwierdzi twoją gotowość do cyfryzacji
• Check lista, czyli najważniejsze pytania i odpowiedzi przed rozpoczęciem projektu
• Złota Piątka – zasady wprowadzania Projektu Paperless – dla każdego lidera cyfryzacji

Zapraszamy do pobierania!