Paperless – słownik pojęć. Poznaj najważniejsze z nich!

Poznaj najważniejsze sformułowania i pojęcia, z którymi stykamy się wchodząc w świat nowych technologii biznesowych.

Dzięki temu słownikowi łatwiej będzie się z nimi oswoić i posługiwać nimi poprawnie, podczas wdrażania projektu paperless.

USŁUGI ZAUFANIA niezbędne w procesach paperless

Umożliwiają bezpieczne zawieranie transakcji elektronicznych, w ramach określonych ram regulacyjnych, które mogą odbywać się między: konsumentami, podmiotami gospodarczymi czy administracją publiczną. Dzięki wykorzystaniu usług zaufania możliwe jest przeniesienie wielu czynności na poziom cyfrowy przy zachowaniu ważnych procedur i standardów.

Wśród nich wyróżnia się kwalifikowane usługi zaufania, które mają największą moc prawną i są świadczone przez kwalifikowanych dostawców. Dostawca taki musi spełniać wymogi wskazane w unijnym Rozporządzeniu eIDAS. Rejestr dostawców dostępny jest na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji.

Katalog usług zaufania potrzebnych w paperless zawiera między innymi:

PODPIS ELEKTRONICZNY

To dane elektroniczne używane przez osobę fizyczną jako podpis. Narzędzie to pozwala zatwierdzić dokumenty w formie elektronicznej, eliminując tym samym potrzebę ich drukowania i wysyłania. Istotnym jest, że podpis musi być użyty świadomie i być powiązany z podpisywanym dokumentem. Definicja e-podpisu mieści w sobie jego różne rodzaje w zależności od mocy prawnej poszczególnych typów podpisu:

KWALIFIKOWANA PIECZĘĆ ELEKTRONICZNA

Jest cyfrowym odpowiednikiem Twojej pieczątki firmowej. Zawiera nazwę, adres i inne dane przedsiębiorstwa. Zapewnia integralność i autentyczność dokumentów elektronicznych. Narzędzie to przeznaczone jest dla osób prawnych, a więc firm, organizacji czy instytucji. Istotnym jest, że e-pieczęć umożliwia automatyzację wielu procesów związanych z dokumentami.

Wdrożenie pieczęci elektronicznej można zastosować do masowej korespondencji do klientów np. w przypadku zmian naszych regulaminów lub cennika. Dokumenty opatrzone taką pieczęcią są wiążące i potwierdzają wiarygodność nadawcy, a jednocześnie umożliwiają zaoszczędzenie na druku i wysyłce.

KWALIFIKOWANY ELEKTRONICZNY ZNACZNIK CZASU

Zapewnia bezpieczeństwo elektronicznych dokumentów poprzez powiązanie ich z konkretnym czasem. Pozwala zabezpieczyć dokumenty przed sfałszowaniem i antydatowaniem.

KWALIFIKOWANA WALIDACJA

Jest to usługa, która potwierdza autentyczność podpisu elektronicznego i pieczęci elektronicznej na dokumencie cyfrowym, stanowiąc gwarancje, że dokument nie został podrobiony.

KWALIFIKOWANA KONSERWACJA

Zapewnia przedłużenie technicznych możliwości weryfikacji podpisu elektronicznego i pieczęci elektronicznej, tym samym zapewniając ich wartość dowodową (prawną) w długim okresie czasu.

IDENTYFIKACJA ELEKTRONICZNA

Jest to proces używania danych w postaci elektronicznej identyfikujących osobę, unikalnie reprezentujących osobę fizyczną lub prawną lub osobę fizyczną reprezentującą osobę prawną. Pomaga „domknąć” wachlarz usług zaufania poprzez połączenie ich z tożsamością danej osoby. Dzięki temu wiele procesów odbywających się w biznesie czy administracji publicznej może zostać przeniesionych do wymiaru cyfrowego, zapewniając wygodę użytkownikom.

Elektroniczna tożsamość to cyfrowe „ja”. W e-transakcjach, elektroniczna tożsamość jest odpowiedzią na pytanie: „o jaką osobę chodzi?”. Pozwala uniknąć podszywania się i modyfikacji tożsamości. Jej podstawą są nasze dane zawarte w środku identyfikacji elektronicznej – jednostce, w której znajdują się dane pozwalające na identyfikację danej osoby, przekazywane do strony, która tej identyfikacji potrzebuje.

Dowiedz się więcej o paperless!

Definicje elementów i pojęć paperless to część poradnika „PRZEŁĄCZ SIĘ NA #BIZNESBEZPAPIERU, czyli jak bezpiecznie wprowadzić firmę w cyfrowy świat”.

Znajdziesz w nim więcej materiałów wspierających proces przygotowania firmy do transformacji cyfrowej m.in.:

• Wskazówki jak przeprowadzić autodiagnozę organizacji niezbędną do prawidłowej digitalizacji
• Specjalny kwestionariusz, który potwierdzi twoją gotowość do cyfryzacji
• Check lista, czyli najważniejsze pytania i odpowiedzi przed rozpoczęciem projektu
• Złota Piątka – zasady wprowadzania Projektu Paperless – dla każdego lidera cyfryzacji

Zapraszamy do pobierania!

Zobacz także inne materiały o paperless:

• „Transformacja cyfrowa? Nie da się!” – najpowszechniejsze przeszkody i jak je pokonać
• Transformacja cyfrowa. Zacznij od autodiagnozy
• Zobacz webinar: Jak przeprowadzić transformację cyfrową z sukcesem?

Jeżeli planujesz lub prowadzisz cyfryzację organizacji, zapisz się na newsletter #BiznesBezPapieru, a otrzymasz od nas analizy, poradniki i case studies.

Dołącz do nas na Linkedin #BiznesBezPapieru