3 najistotniejsze trendy cyfrowej transformacji w 2021 roku

Co będzie wpływać na digitalizację komunikacji masowej z klientem? Jakie stanowi to wyzwania i zagrożenia dla cyfryzacji procesów – ocenia w rozmowie z #BiznesBezPapieru Piotr Mazur, Dyrektor Pionu Komunikacji Masowej, Asseco Data Systems.

Ubiegły rok można traktować jako punkt zwrotny w postrzeganiu korzyści z cyfryzacji, która ułatwiała firmom i instytucjom ciągłość działania. Jednocześnie okazało się, że można zredukować ilość papieru i działać efektywnie w trybie zdalnym. Te pozytywne zmiany objęły również obszar komunikacji masowej z klientem.

Faktycznie w 2020 roku liczba projektów digitalizacji wzrosła i przyspieszyła. Wiele organizacji właśnie w tym okresie zdecydowało się na nowe systemy, procesy czy też zmiany w dotychczasowym prowadzeniu firmy, które do tej pory były odkładane na później.

Co będzie decydować o dalszej digitalizacji komunikacji masowej z klientem w 2021 roku?

Dostrzegam trzy kluczowe trendy, które przyczynią się do tego, że komunikacja z klientem będzie coraz bardziej cyfrowa, a tym samym szybsza i efektywniejsza. Są to: wzrost outsourcingu usług, cyfryzacja usług publicznych oraz rosnąca rola paperless.

Pierwszy trend to wzrost outsourcingu usług. Dlaczego?

Według danych rynek outsourcingu ciągle rośnie. Relacje klient-dostawca są coraz trwalsze  oraz oparte na zaufaniu w wyniku czego występuje tendencja do przenoszenia części procesów wewnętrznych do realizacji „na zewnątrz”. W 2021 coraz częściej będą zlecane kluczowe operacje biznesowe, a nie tak jak dotychczas głównie dodatkowe.

Rok 2020 to zdecydowanie okres zwiększonego zainteresowania ze strony klientów outsourcingiem wybranych usług, na co niemały wpływ miała pandemia, która wymusiła weryfikację wszystkich procesów w kontekście zapewnienia ciągłości działania, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu realizacji. Zgodnie z przewidywaniami w roku 2021 nastąpi kontynuacja tego trendu, przede wszystkim dlatego, że projekty związane z optymalizacją procesów są realizowane zazwyczaj w dłuższej perspektywie.

Jakie cele biznesowe wspiera outsourcing usług?

Głównym celem jest tu niewątpliwie element finansowy, czyli redukcja kosztów prowadzenia działalności. Obecnie widać trend pokazujący, że outsourcing jest jednym z kluczowych elementów pozwalających na taką optymalizację. W kontekście biznesowym coraz większe znaczenie dla firm ma także jakość współpracy i realizacji usług oraz uproszczenie procesów. Głównie dlatego, że są to obszary, które wpływają na zadowolenie odbiorców końcowych. Bardzo ważne staje się to, aby dostawca był nie tylko godnym zaufania kontrahentem, ale też partnerem, który doskonale rozumie specyfikę działalności klienta.

Drugi trend to dalsza cyfryzacja usług publicznych.

Nowoczesne technologie cyfrowe mają bardzo duży wpływ na konkurencyjność i innowacyjność gospodarki. Dlatego cyfryzacja w sferze życia publicznego jest ma tak duże znaczenie, ponieważ jest ona wskaźnikiem poziomu rozwoju społeczno-gospodarczego państw. W naszym kraju za ten obszar odpowiada program „Od papierowej do cyfrowej Polski” prowadzony przez Ministerstwa: Rozwoju, Cyfryzacji, Finansów, Infrastruktury oraz Edukacji Narodowej.

Jak duże ma to znaczenie dla biznesu i jego klientów?

Jednak zwiększony udział produktów i usług w cyfrowym państwie oznacza konieczność dostosowania systemów i usług po stronie podmiotów gospodarczych m.in. w zakresie komunikacji z klientami oraz dystrybucji informacji. Dobrym przykładem są wdrażane rozwiązania w ramach programu e-Faktura oraz e-Paragon, które pozwalają na cyfrowy obieg oraz dystrybucję dokumentów.

Digitalizacja to obecnie jeden z głównych wyznaczników innowacyjności.

Wdrożenie usługi i produktów cyfrowych bardzo często wymaga podstawowych zmian w organizacji pracy firmy. Jest to proces, który jednocześnie dotyczy inwestycji w kapitał ludzki, jak i w technologię. Zainteresowanie systemami dającymi możliwości elektronicznej komunikacji z klientami rośnie z roku na rok.

W prognozach na 2021 wyraźnie daje się zauważyć dużo wyższe zainteresowanie usługami związanymi z przejściem z tradycyjnego, papierowego modelu dystrybucji faktur do modelu e-faktury. Przewidujemy, że dostosowanie systemów po stronie wystawców faktur w niektórych przypadkach może wymusić zastosowanie dedykowanych narzędzi i systemów do w pełni efektywnej realizacji tych zadań.

Trzecim trendem jest rosnąca rola paperless.

Świat cyfrowy ewoluuje, a najnowsze technologie stają się bardziej dostępne. Prowadzenie cyfrowego biznesu staje się coraz łatwiejsze. Wraz z pojawieniem się wszechobecnego przetwarzania danych i  dokumentów elektronicznych, rezygnacja z papieru wydaje się nieunikniona. Istnieje wiele ważnych powodów, dla których warto podążać w kierunku uruchamiania projektów paperless, w celu zwiększenia poziomu dostępności informacji.

Obecnie otrzymanie wiadomości e-mail lub uzyskanie dostępu do dokumentów elektronicznych w trybie online zajmuje tylko kilka sekund. Oferując znacznie szybszy i łatwiejszy dostęp do informacji, technologia cyfrowa pomaga również zautomatyzować  realizowane zadania  oraz znacznie zmniejszyć zależność od dotychczasowych metod działania.

W roku 2020 praca zdalna stała się niemal standardem w realizacji obowiązków służbowych.

Bez wątpienia dni oczekiwania w biurze na kuriera z przesyłką zawierającą ważną umowę zawartą z klientem powoli odchodzą w niepamięć.

Coraz częściej klienci korzystają z łatwo dostępnych, bezpiecznych i co najważniejsze zgodnych z prawem form przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Usługi archiwum elektronicznego czy też elektronicznego nośnika trwałego to jeden z głównych trendów w planowaniu rozwoju biznesów naszych klientów w 2021 roku.

Kolejnym argumentem przemawiającym za paperless jest fakt związany z kosztem obsługi i archiwizacji dokumentów papierowych. Wysokie wydatki na wydruk oraz usługi pocztowe to jedne z głównych motywatorów przejścia na elektroniczny model dystrybucji korespondencji. Przy wykorzystaniu usług wyspecjalizowanych firm jest to proces szybki i przyjazny dla biznesu.

Trzy najistotniejsze trendy cyfrowej transformacji w 2021 roku

1. WZROST OUTSOURCINGU USŁUG
2. CYFRYZACJA USŁUG PUBLICZNYCH
3. ROSNĄCA ROLA PAPERLESS

Jakie są wyzwania i zagrożenia dla cyfryzacji procesów w firmach? O czym powinny pamiętać podejmując to wyzwanie?

Digitalizacja to obecnie jeden z głównych wyznaczników innowacyjności. W 2021 roku nadal najważniejszą przesłanką będzie automatyzacja coraz większej liczby procesów biznesowych. Jednym z czynników, który będzie wpływał na dynamiczny rozwój trendu są rozwiązania, które oprócz wspomnianych wcześniej korzyści zapewniają także elastyczność. Jest ona szczególnie przydatna wtedy, gdy w krótkim okresie zmienia się skala prowadzonego biznesu lub kiedy konieczne jest zachowanie większej kontroli nad budżetem. 

Wsparcie i doświadczenie dostawcy pozwala również zapewnić niezawodność infrastruktury informatycznej oraz jej większą wydajność. Wykorzystanie sprawdzonych rozwiązań z zakresu obiegu dokumentów elektronicznych jest jednym z dominujących zagadnień w rozmowach z polskimi firmami o planowanych wdrożeniach w roku 2021, których realizacja bez wątpienia będzie miała znaczący wpływ na przyspieszenie procesów cyfryzacji w skali globalnej.

Zobacz także:

• 4 najważniejsze powody, aby prowadzić biznes bez papieru
• Twoja firma bardziej „paperless” w 6 prostych krokach
• Dlaczego rok 2020 był przełomem dla cyfryzacji i rynku usług zaufania?

Jeżeli planujesz lub prowadzisz cyfryzację organizacji, zapisz się na newsletter #BiznesBezPapieru, a otrzymasz od nas analizy, poradniki i case studies.