Czym nie jest paperless?

Termin paperless odmieniany jest obecnie przez wszystkie przypadki. Każdy może interpretować go nieco inaczej, co prowadzi do nieporozumień dotyczących skali, zakresu i korzyści z prowadzenia biznesu bez papieru.

Analizuję te zagadnienia od kilku lat i chciałbym podzielić się swoimi spostrzeżeniami. Dla jednych mogą stanowić inspirację do zmiany podejścia, dla drugich być źródłem irytacji, wynikającej z ich odmiennej interpretacji tego, czym paperless nie jest.

Właściwie definicje paperless

#ePodpis #eID #5G #IoT #AI #KYC #cybersecurity i wiele innych to modne słowa tzw. „buzzwords”, które królują obecnie na rynku cyfrowym. Z pewnością żadnego z nich nie można zastąpić pojęciem #paperless, jednakże każde z nich może w istotny sposób wpłynąć na bezpieczne budowanie procesów bez papieru. Wykorzystanie tylko e-podpisu, sztucznej inteligencji czy sieci piątej generacji nie oznacza całkowitej cyfryzacji biznesu.

Paperless, czyli co?

Paperless jest bardzo często rozumiany powierzchownie i szablonowo. Dla części osób udostępnienie formularza PDF na stronie internetowej będzie nosiło znamiona procesu cyfrowego, a dla innych będzie to jedynie namiastka przekształcenia wersji papierowej na elektroniczną.

To drugie postrzeganie sprawy jest mi zdecydowanie bliższe, ponieważ proste działania pozwalające na przejście ze świata analogowego do cyfrowego nie są spełnieniem założeń filozofii paperless.

Częściowa rezygnacja z papieru nie przyniesie nam korzyści w postaci dokumentów elektronicznych z zachowaniem dowodów prawnych. A to jest podstawą ich bezpieczeństwa i zgodności z przepisami stanowiących jeden z filarów paperless.

Jak więc sprawnie przełączyć się na paperless?

Firmy coraz bardziej interesują się wprowadzeniem paperless, ale nie zawsze wiedzą co to dokładnie oznacza. Wdrażają rozwiązania w nieprzemyślany i zaplanowany sposób, co jest zaprzeczeniem właściwego podejścia do budowania elektronicznych procesów. Takie działanie wynika często z niechęci do zmian, niestety głęboko zakorzenionej w mentalności pracowników i menedżerów.

W wielu przypadkach oznacza to, że dobrze znane schematy papierowe chcemy zamieniać „na siłę” w „bezpapierowe”. Tymczasem prawidłowym podejściem powinno być zaprojektowanie i wdrożenie krótszych, szybszych i bezpieczniejszych procesów cyfrowych w myśl zasady „digital by default”.

Klucz to dobry plan

Należy pamiętać, że nie wdrożymy prawdziwych działań paperless bez zdefiniowania strategii cyfrowej. Nie można bowiem zrealizować efektywnej transformacji bez uprzedniego zdefiniowania jej celów.

Wydaje się to oczywiste, jednak praktyka życia codziennego pokazuje, że efektem nieprzemyślanych zmian rzadko jest osiągnięcie szerokiej optymalizacji kosztowej i organizacyjnej.

 Działania tego typu prowadzone są tylko po to, aby wypełnić aktualny trend rynkowy, a wynik często nie jest znany nawet jego twórcom. Takie myślenie jest naturalnym zaprzeczeniem filozofii paperless.

Tylko gruntowna przebudowa

Moja definicja paperless zakłada, że nadrzędnym elementem powinien być proces biznesowy, dzięki któremu każda ze stron będzie mogła realizować swoje zdania szybciej, łatwiej i bezpieczniej. Na procesy paperless należy patrzeć z szerokiej perspektywy. Nie ograniczać ich wdrożenia do jednego obszaru biznesowego w firmie. Warto kierować się zasadą, że im więcej procesów cyfrowych korzysta technicznie z tych samych mechanizmów, tym lepiej.

W wielu przypadkach oznacza to konieczność przeprowadzenia głębokiej reorganizacji, która często okazuje się jednak zbyt trudnym testem gotowości dla obecnego status quo w organizacji. Ale trzeba pamiętać, że bez takiego podejścia realizowane przez firmy projekty informatyczne będą jedynie namiastką transformacji cyfrowej.

Paperless – jak zrobić to dobrze?

Z uwagi na skalę zmian i efekty dla organizacji, warto polegać na doświadczeniu dostawcy. Jego rola nie powinna ograniczać się wyłącznie do sprzedaży systemów. Powinien być przede wszystkim doradcą i przewodnikiem klienta, który pomoże zaprojektować nowe procesy i dobrać do nich odpowiednie narzędzia uwzgledniające wielkość i profil biznesu.

Gotowi na digitalizację?

Podsumowując, paperless to nie:

• Podążanie za trendem rynkowym
• Digitalizacja na siłę papierowych procesów
• Powierzchowne modyfikacje w organizacji biznesu
• Działanie bez strategii cyfrowej

Zastosowanie paperless w pełnym zakresie wciąż stanowi wyzwanie dla naszych przyzwyczajeń osobistych i zawodowych, preferujących działania według dobrze znanych i „bezpiecznych” schematów.

Inicjatywy podejmowane przez osoby dążące do zmian są nadal skutecznie blokowane przez własną organizację, otoczenie prawne lub ogólne postrzeganie tematu przez innych.

Na szczęście zarówno rynek jak i klienci wymagają nowego cyfrowego podejścia, a organizacje chcąc być konkurencyjne muszą się dostosowywać, aby przetrwać.

Autor: Artur Miękina, ekspert Asseco w kampanii #BiznesBezPapieru

Jeżeli planujesz lub prowadzisz cyfryzację organizacji, zapisz się na newsletter #BiznesBezPapieru, a otrzymasz od nas analizy, poradniki i case studies.

Zobacz także: