Nieudana cyfryzacja? 3 najpowszechniejsze powody i jak im przeciwdziałać

Najważniejsze bariery na drodze transformacji cyfrowej polskiego biznesu i administracji. Ocenia Artur Miękina, ekspert Asseco w kampanii #BiznesBezPapieru.

1. Brak kompetencji w zakresie zdefiniowania potrzeb

„-Dzień dobry, chcielibyśmy być „paperless” nie wystarczy, aby otrzymać wartościową ofertę od dostawcy. Niestety, to jednak bardzo częsty przykład, że określenie przez organizacje ułożonych w logiczną całość, wymagań na „rozwiązania paperless” stanowi wciąż duże wyzwanie.

Obecnie zazwyczaj jest tak, że podmioty wstępnie zainteresowane transformacją robią przegląd dostępnych rozwiązań na rynku i na ich podstawie decydują czy i co im najbardziej odpowiada. Kolejność powinna być odwrotna – transformację zaczynamy od analizy procesów. Przeprowadzamy ją we własnym zakresie lub z wykorzystaniem zewnętrznych konsultantów, jeśli organizacja samodzielnie nie posiada odpowiednich kompetencji. Następnie definiujemy tzw. „wąskie gardła” w obecnych procesach i określamy oczekiwany proces docelowy. Dopiero wtedy możemy rzetelnie zdefiniować jakie narzędzia cyfrowe są nam potrzebne.

2. Brak kompetentnego lidera zmiany

Przeprowadzenie transformacji cyfrowej jest przede wszystkim zadaniem strategicznym wymagającym przemyślenia i zaplanowania, a dopiero jego konsekwencją jest wdrażanie działań operacyjnych. To duże i wymagające przedsięwzięcie.

Tymczasem natura człowieka powoduje, że zazwyczaj odsuwa on od siebie to, co nowe, czego do końca nie rozumie, co przysporzy mu jeszcze więcej pracy, nie mówiąc już o chęci wzięcia odpowiedzialności za określone zadania. Do tego dochodzi wszechobecna silosowość stanowiącą często przeszkodę w przeprowadzeniu zmian transformacyjnych w wielu organizacjach. Oczywiście mamy zwinne metodyki pracy, ale to sami pracownicy muszą chcieć myśleć „zwinnie”.

Dlatego też transformacja cyfrowa wymaga zmian na różnych płaszczyznach, w tym podejścia pracowników. Potrzebni są liderzy zmian z przekrojowym spojrzeniem przez różne działy organizacji. Osoba, której zostanie powierzone to zadanie musi mieć charakter i wiedzę lidera. Jej wybór nie może polegać na zasadzie „kto ma akurat wolne zasoby”. Co więcej, musi być ambasadorem zmian w całej organizacji z dużym wsparciem zarządu.

Transformacja cyfrowa jest bowiem procesem ciągłym i nie można jej robić powierzchownie i wyrywkowo. Kompetencje cyfrowe, nadążanie za zmianami technologicznymi powinno wejść w DNA każdej organizacji. Dlatego ważne jest, aby zacząć budować taką gotowość już dziś.

3. Odkładanie „na potem” i brak priorytetyzacji działań

Pokusa „niepodjęcia” się zadania jest niestety powszechna w codziennym życiu organizacji. Tym bardziej jeśli jest ono trudne, niezrozumiałe lub obarczone ryzykiem. Odruchowo odkładamy je na później, a naszą energię skupiamy na udowodnieniu sobie i otoczeniu, że „po prostu się nie da”. Dobieramy różne argumenty pod taką właśnie tezę, przekonujemy, że zlecone nam zadanie jest częścią projektu albo nawet programu transformacji danej organizacji i „nie ma sensu” realizować tylko pojedynczego zadania. Jeśli już „pochylimy się” nad nim, to często nie wiemy, co powinno zostać wykonane w pierwszej kolejności, nie widzimy tzw. korelacji między czynnościami, które mamy zrealizować. W efekcie prace wykonujemy pozornie i bez żadnych efektów.

Należy zrozumieć, że rynek rozwiązań cyfrowych rozwija się dziś bardzo dynamicznie. Jeśli nie będziemy gotowi na szybkie zmiany, to wyprzedzi nas lepiej przystosowana konkurencja. Pandemia pokazała, że dla firm, które były przygotowane mentalnie, ale też narzędziowo, przestawienie się na nową rzeczywistość nie stanowiło większego problemu. Istotne jednak było to, że takie podmioty „czuły” że cyfryzacja jest istotna i stopniowo w nią inwestowały.

Obecna sytuacja sprawia, że transformacja cyfrowa to jeden z kluczowych elementów „być albo nie być” każdej organizacji. Dlatego starajmy się świadomie i etapowo kształtować nasz własny plan i harmonogram transformacji cyfrowej. Systematyczność takiego działania pozwoli na ułożenie priorytetów, zabezpieczenie środków finansowych i wykształcenie nowego podejścia wśród pracowników.

Artur Miękina, ekspert Asseco w kampanii #BiznesBezPapieru

Zobacz także:

Jeżeli planujesz lub prowadzisz cyfryzację organizacji, zapisz się na newsletter #BiznesBezPapieru, a otrzymasz od nas analizy, poradniki i case studies.

Dołącz do nas na Linkedin #BiznesBezPapieru