Artykuły
SimplySign: Szybko i wygodnie z pełną kontrolą biznesu
Jakie korzyści płyną z zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego SimplySign w branży budowlanej? O tym, w jaki sposób wspiera on współpracę z sektorem publicznym i jak pomaga w dostosowaniu się do się do przepisów prawa mówi Marek Jasiak, Prezes Zarządu spółki NBQ specjalizującej się w obsłudze inwestycji budowlanych.
Czym zajmuje się spółka NBQ?
Świadczymy usługi obejmujące wszystkie kluczowe obszary przygotowania i realizacji inwestycji budowlanych. Nasi specjaliści wykonują nadzory inwestorskie, pełnią funkcję inwestora zastępczego lub inżyniera kontraktu, zarządzają projektami i doradzają inwestorom. Nasz zespół liczy blisko 30 specjalistów.
Do jakich celów stosujecie podpis elektroniczny?
Przede wszystkim do podpisywania korespondencji, w tym ofert w przetargach publicznych. Ustawa Prawo zamówień publicznych (PZP) wymaga użycia podpisu elektronicznego. Około 70-80% naszych inwestycji realizujemy na tym rynku, więc e-podpis jest używany przez nas bardzo często.
60% podpisywanych przeze mnie dokumentów stanowią oferty i dokumenty powiązane, pozostałe to przede wszystkim sprawy urzędowe i bieżąca korespondencja związana z zarządzaniem firmą. Podpisuję łącznie kilka sztuk dziennie. Podpisu elektronicznego używam zawsze, gdy mogę zastąpić papierowy dokument wersją elektroniczną. Alternatywą jest profil zaufany, ale jest mniej wygodny niż SimplySign.
Ilu e-podpisów używacie i dlaczego zdecydowaliście się wykorzystać to narzędzie?
Trzy podpisy już od czterech lat wykorzystuje zespół NBQ, czwarty – SimplySign używany jest przeze mnie od roku. Zaczęliśmy wykorzystywać je w biznesie z konieczności dostosowania się do wymogów prawa zarówno obejmujących zarządy spółek, jak i sposobu składania ofert w przetargach, ale i duże ułatwienie w bieżącej korespondencji.
Czy zgodność z przepisami to jedyna korzyść, jaką dostrzega Pan z wykorzystania podpisu elektronicznego?
Wykorzystanie e-podpisu pozwoliło nam pozostać na kluczowym dla nas rynku i wzmocnić swoją pozycję. Ale lista korzyści jest dużo dłuższa. Na przykładzie SimplySign mogę powiedzieć, że jego użycie jest bardzo wygodne i dlatego często z niego korzystam. Oszczędzam czas i często pieniądze. Uelastyczniam swoje działania, jeżeli zajdzie potrzeba dokument podpisany elektronicznie mogę wysłać e-mailem o 23:30, nie będąc ograniczonym godzinami pracy urzędu. Mój dokument ma wciąż właściwą datę i spełnia kryteria Zamawiającego.
Widzę, że coraz więcej firm robi podobnie, na przykład sygnując korespondencję, której coraz częściej używamy w wersji cyfrowej zamiast papierowej. Nawet w komunikacji z urzędami, które jeszcze dziś potrafią wymagać faksowania dokumentów. Na szczęście przepisy umocowały równoważność korespondencji podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym z tradycyjną – i szeroko z tego korzystamy.
Dlaczego wybrał Pan SimplySign?
Wspiera mój mobilny styl pracy, który wynika z profilu naszej działalności – realizacji inwestycji na terenie całej Polski. Zamiast wożenia i pamiętania o pendrive, wykorzystuję smartfon, który mam zawsze przy sobie. W każdej chwili mogę podpisać dokumenty niezależnie od miejsca pobytu, nawet zagranicą. Jeżeli nie mam przy sobie komputera – podpisuję na telefonie gotowe pisma przysłane z firmy. Szybko i wygodnie z pełną kontrolą nad biznesem nawet poza biurem.
Jak przebiegła instalacja SimplySIgn?
Sprawie i bezproblemowo. Bardzo pomocny był konsultant obsługujące infolinię, który na bieżąco i ze spokojem rozwiewał moje wątpliwości i odpowiadał na moje pytania.
Czy rekomendowałby Pan użycie SimplySign innym przedsiębiorcom?
Odpowiem krótko –tak, ze względu na szybkość, łatwość i pewność obsługi kluczowych dla firmy dokumentów, które wymagają podpisu zarządów. W szczególności dostrzegam konkretną grupę odbiorców z naszej branży budowlanej, która powinna bardzo zainteresować się e-podpisem.
Mam na myśli architektów, którzy w tej chwili w przeważającej większość tworzą dokumentację od razu w formie cyfrowej. Jednak nie podpisują elektronicznie swoich projektów. Ich liczba idzie w dziesiątki czy setki w każdej inwestycji budowlanej. Przepisy wymagają podpisu pod planem – autor jest za niego odpowiedzialny. Być może wynika to z obaw, czy braku wiedzy o możliwościach takich narzędzi jak SimplySign. Ja zachęcam do bliższego zapoznania się z nimi.
Otrzymując projekty podpisane elektronicznego inwestorzy, wykonawcy, urzędnicy zyskują pewność, że ten materiał ma odpowiedzialnego autora. Inwestorzy tego nie wymagają, więc projektanci tego nie robią. Kiedyś było to być może bardziej skomplikowane i kosztowne, ale dziś już nie jest. Nie robią tego, ponieważ nie mają świadomości, że to jest takie proste. Zachęcam ich do zainteresowania się takim rozwiązaniem, bo wiele instytucji, w tym ostatnio np. Główny Urząd Nadzoru Budowlanego uruchomił przyjmowanie wielu wniosków drogą elektroniczną.
