Artykuły
E-podpis to dowód uczciwości w biznesie
W cyklu prezentującym małych i średnich przedsiębiorców wykorzystujących mobilny podpis SimplySign rozmawiamy z Wojciechem Kunstmanem, prezesem zarządu spółki Kings, producenta odzieży na rynek polski i zagraniczny. Pan Wojciech opowiedział dlaczego warto używać kwalifikowanego e-podpisu oraz jak to wygląda w Szwecji.
Czym zajmuje się spółka Kings?
Szyjemy odzież głównie męską, ale także roboczą i specjalistyczną . Od początku działalności w 1989 roku mocno współpracowaliśmy z wieloma podmiotami zagranicznymi, przede wszystkim ze Skandynawii. Zaczynaliśmy jako firma średniej wielkości, a według aktualnego podziału GUS jesteśmy dziś mikro firmą.
Czy SimplySign to pierwszy podpis, który Pan wykorzystuje?
Zanim zacząłem wykorzystywać SimplySign, stosowałem inne podpisy elektroniczne we wcześniejszych aktywnościach zawodowych i społecznych. Po raz pierwszy – na początku XXI wieku jako członek zarządu spółki Trykot, również z branży odzieżowej. Taki wymóg wówczas wszedł w życie, a mój podpis był zapisany na dyskietkach 5,25 cala! Po raz drugi, kilka lat później, jako sekretarz stowarzyszenia, gdzie wykorzystywałem to rozwiązanie do zatwierdzania przelewów bankowych. Wraz z zakończeniem pełnienia tych funkcji, zaprzestałem używania e-podpisu. Do trzeciego nie trzeba było mnie jednak wcale przekonywać. SimplySign, w porównaniu do poprzednich, okazał się bardzo prosty i wygodny w użyciu. Zacząłem z niego korzystać w 2019 roku jako prezes spółki Kings.
Do czego służy Panu SimplySign i jak ocenia jego użycie?
Przede wszystkim do podpisywania dokumentów bilansowych, sprawozdań oraz uchwał, które należało przesłać do Sądu Rejonowego, KRS-u bądź Urzędu Skarbowego. Działał bezproblemowo i w przeważającej większości na moim stacjonarnym komputerze służbowym w pracy. Obecnie używam SimplySign głównie we wnioskach do eKRS podczas porządkowania moich spraw biznesowych przed przejściem na emeryturę.
Mając tak długoletnie doświadczenie – jakie korzyści widzi Pan z wykorzystania e-podpisu?
Kluczową zaletą SimplySign jest ogromna oszczędność czasu. Wielu spraw, a było to przecież kilkanaście lat temu, nie trzeba było załatwiać osobiście i czekać w kolejkach w urzędach czy bankach. Co miało ogromne znaczenie, zwłaszcza na początku e-bankowości czy e-urzędów. Myślę, że nie tylko dla mnie, ale dla wielu przedsiębiorców istotne jest też zdobycie i wzrost zaufania do tego typu narzędzi, wówczas jeszcze bardzo pionierskich.
Czyli przekonał się Pan do tej formy potwierdzania tożsamości?
Zdecydowanie tak. Jestem wielkim zwolennikiem przejrzystości w biznesie. Podpis elektroniczny to gwarantuje. Nie ma miejsca na manipulacje czy nawet, mówiąc najdelikatniej, nadużycia. Dodając do tego wcześniej wymienione korzyści – do szybszej i sprawniejszej pracy oraz wiarygodności wobec urzędów czy kontrahentów – polecam elektroniczny podpis każdemu przedsiębiorcy. Z jednej strony pomaga w spełnieniu obowiązku prawnego, z drugiej traktuję go jako bardziej „osobisty” niż profil zaufany, który jest standardem. Korzyści dla firmy to bezproblemowe załatwianie spraw urzędowych firmy przy pomocy tego podpisu – prosto i szybko.
Współpracował Pan z partnerami zagranicznymi, przede wszystkim ze Skandynawii. Jak oni podchodzą do kwestii zaufania w biznesie?
Nie ma co ukrywać – to zupełnie inna liga. Przekonałem się o tym kiedy lokalny szwedzki bank udzielił mi dwukrotnie bardzo preferencyjnego kredytu na podstawie rekomendacji tamtejszego partnera biznesowego. Bez stosu dokumentów i zaświadczeń. Inna istotna różnica – ograniczyli do minimum wykorzystanie papieru. Od 15 lat dostajemy od nich elektroniczne faktury bez podpisu e-mailem. Na początku polscy urzędnicy nie byli w stanie się do tego przyzwyczaić. Z kolei gdy mój partner biznesowy przyjechał do Polski długo nie mógł pojąć – po co pieczątka, o którą pytał go pracownik urzędu, skoro jest oryginalny podpis.
Czy otoczenie biznesowe i prawne w Pana opinii zmienia się w kierunku większej akceptacji cyfrowych dokumentów i podpisów?
Na pewno tak, choć tempo tych zmian nie jest oszałamiające. Coraz więcej spraw można zdalnie i elektronicznie załatwić w urzędzie oraz pomiędzy firmami. Ja z tego korzystam już od kilkunastu lat. Ale nie jest to jeszcze standard wśród innych przedsiębiorców. Niedawno zdarzali się kontrahenci składający zamówienia na podstawie dokumentu przesłanego faksem. Moim zdaniem, użycie podpisów elektronicznych powinno zejść niżej w organizacjach z zarządów do poziomu kierowników i mistrzów. W ten sposób osiągniemy jeszcze większą przejrzystość, ograniczymy korupcję i szarą strefę.
