Jak mobilność wspiera procesy paperless?

Cyfryzacja procesów biznesowych i strategia paperless nabierają nowego wymiaru z każdą kolejną generacją przenośnych urządzeń. Dzięki nim powstają nowe segmenty czy rozwiązania, gdzie kluczowe pozostaje bezpieczeństwo danych – podkreślają Magdalena Bartoszewicz i Tomasz Chomicki z Samsung Electronics Polska, eksperci kampanii #BiznesBezPapieru.

Znaczenie mobilności w strategii paperless stało się kluczowe. Czy bez niej moglibyśmy mówić dziś o cyfryzacji?

Magdalena Bartoszewicz (MB): Rozwiązania przenośne zdecydowanie zmieniły zasięg, skalę i tempo digitalizacji. Bez nich nasze cyfrowe aktywności ograniczałyby się do czasu i miejsca, w którym mamy dostęp do stacjonarnego komputera oraz internetu. A przecież dziś możemy pracować, być w kontakcie z innymi, kupować, płacić gdzie chcemy i kiedy chcemy, właściwie bez ograniczeń.

Dzięki mobilności znacznie powiększyło się grono osób, które mają kontakt z cyfrowymi technologiami. Wśród nich są na przykład seniorzy i młodzież, ale także nowe grupy zawodowe, jak pracownicy terenowi, przedstawiciele handlowi, serwisanci.

Tomasz Chomicki (TC): Ostatnio obchodziliśmy 20 lecie podpisu kwalifikowanego w Polsce. Początki nie były idealne, a jego popularność nie była duża. Z perspektywy czasu widać wyraźnie jak postęp technologiczny sprzętu, oprogramowania i dostęp do mobilnego Internetu umożliwił tworzenie nowych, złożonych usług cyfrowych. Szybkość oraz niezawodność tych elementów sprawiają, że dzięki nim żyjemy i pracujemy coraz wygodniej, nowocześniej i bezpieczniej.

Jaką rolę w procesach paperless mogą zatem pełnić urządzenia przenośne?

MB: Są narzędziem do wykonywania zadań w terenie polegających na zbieraniu danych poprzez wprowadzanie ich na ekranie smartfona czy tabletu, skanowanie kodów kreskowych lub automatycznie przez transmisję komórkową, Wi-Fi lub Bluetooth. Pozyskane informacje trafiają zdalnie do zintegrowanych systemów przedsiębiorstwa. To przede wszystkim wsparcie pracy monterów, serwisantów, inkasentów, ale też przedstawicieli handlowych. Nawet robienie zdjęć telefonem papierowym dokumentom jest już pierwszym etapem cyfryzacji ich obiegu.

Urządzenia mobilne są także nośnikiem danych i dokumentów, które wymagają akceptacji menedżerów pracujących z domu lub poza biurem. Do tego celu mogą użyć podpisu elektronicznego lub biometrycznego składanego na ekranie urządzenia za pomocą rysika.

Co z bezpieczeństwem? Takie pytanie zapewne pada coraz częściej wraz z większym wykorzystaniem przenośnych rozwiązań i paperless w biznesie.

MB: To jest bardzo ważny temat. Im więcej procesów i zasobów firmy staje się cyfrowych, tym bardziej potrzebują zabezpieczeń. Według badania „Barometr cyberbezpieczeństwa” firmy doradczej KPMG, wyciek danych w wyniku zagubienia i kradzieży smartfonów, tabletów czy laptopów należy do najszybciej rosnącej kategorii cyberzagrożeń.

Bezpieczeństwo rozwiązań mobilnych dla biznesu zapewniamy na wiele sposobów. Po pierwsze nasze urządzenia do pracy w terenie, w fabrykach czy na placach budowy są specjalnie wzmacniane i odporne na upadek, wodę czy kurz. Potwierdzają to międzynarodowe normy i standardy. Poza bezpieczeństwem fizycznym, zabezpieczamy także dane. Do tego celu wykorzystujemy naszą autorską platformę szyfrującą Knox, która uzyskała certyfikaty zgodności m.in. z normami NATO i Common Criteria. Dla wielu branż to dziś obowiązkowy wymóg. Dodatkowo dostarczamy narzędzia do centralnego zarządzania całą flotą urządzeń mobilnych – zdalnej konfiguracji, aktualizacji czy blokowania.

Cyfrowa zmiana nie dotyka wyłącznie biznesu, ale także inne dziedziny naszego życia  – jak ochrona zdrowia.

MB: I jest także fundamentem dla nowych usług, uproszczenia, a także przyspieszenia procedur medycznych, które dziś są papierowe i czasochłonne. Począwszy od smartwatchy Galaxy Watch 2 i Watch 3 umożliwiających, dzięki aplikacji Samsung Health Monitor, zaawansowany monitoring zdrowia, w tym pomiar EKG, połączonych z ze smartfonem Galaxy i zainstalowaną na nim aplikację Samsung Health Monitor (SMH) , po cyfrowe ankiety o stanie zdrowia potwierdzane podpisem biometrycznym na ekranie tabletu.  Aplikacja SMH działa na urządzeniach Watch 2 i 3 pod warunkiem, połączenia jej z telefonem z grupy Galaxy na którym zainstalowany jest system operacyjny Android 7.0 lub nowszym. Warto podkreślić że rozwiązanie to działa tylko w ekosystemie zegarek – telefon Samsung.

Pozyskane w ten sposób dane wraz z odpowiednimi zabezpieczeniami oraz po spełnieniu wymogów prawnych mogą automatycznie stać się elementem dokumentacji medycznej. W ten sposób oszczędzamy czas i redukujemy ryzyko pomyłek. Personel medyczny może działać efektywniej i oszczędniej z ogromną korzyścią dla zdrowia pacjenta. Takie projekty realizujemy z sukcesem w Polsce.

Jak powstają takie nowe zastosowania cyfryzacji i mobilności?

TC: Współpracujemy z wybranymi firmami i klientami, z którymi możemy wykorzystać naszą przewagę dostawcy nie tylko sprzętu, ale całego środowiska łączącego oprogramowanie, bezpieczeństwo i usługi wykorzystujące najnowsze technologie, takie jak sztuczną inteligencję (artificial intelligence – Ai), uczenie maszynowe (machine learning), czy 5G. Dostarczamy wiele elementów cyfrowego ekosystemu i dlatego patrzymy na niego całościowo szukając odpowiednich partnerów.

Jednym z nich jest Asseco.

TC: Z Asseco łączy nas strategiczne partnerstwo w zakresie zastosowania potwierdzania tożsamości w procesach paperless. Wspólnie tworzymy nowe segmenty i rozwiązania dla klientów. Wychodzimy z założenia, że w cyfrowej rzeczywistości pojęcie „zaufanie” nabrało innego znaczenia, a ryzyka podejmowanych decyzji mogą być znacznie bardziej kosztowne. Dlatego nowoczesne procesy biznesowe budujemy tylko z zaufanymi partnerami.

Nad jakimi mobilnymi projektami paperless pracujecie?

TC: Wspólnie zrealizowaliśmy m.in. biometryczne podpisywanie protokołu odbioru mieszkania. To integracja usług zaufania Asseco oraz odręcznego podpisu składanego rysikiem na ekranie tabletu. Specjalna aplikacja wykrywa szybkość, nacisk i kąt wykonywania podpisu, co decyduje o jego unikatowości. Dzięki temu nie pojawią się zarzuty, że umowa nie doszła do skutku z powodu sfałszowanego podpisu. Cały mechanizm dowodowy jest oparty o normy informatyczne, który można przestawić w sądzie w razie sporu.

Nasza współpraca rozwija się intensywnie na wielu polach, również edukacyjnych. Przykładem jest kampania #BiznesBezPapieru.

Zobacz także:

Jeżeli planujesz lub prowadzisz cyfryzację organizacji, zapisz się na newsletter #BiznesBezPapieru, a otrzymasz od nas analizy, poradniki i case studies.

Dołącz do nas na Linkedin #BiznesBezPapieru