Artykuły
Eko kosmetyki z e-podpisem
Jak SimplySign ułatwia prowadzenie biznesu? Daria Prochenka, prezes zarządu Clochee, dynamicznie rozwijającego się polskiego producenta kosmetyków naturalnych opowiada o powodach i korzyściach wykorzystania mobilnego podpisu elektronicznego od Certum.
Z jakiego powodu sięgnęła Pani po kwalifikowany podpis elektroniczny SimplySign?
Nastąpiła zmiana przepisów, które nałożyły na członków zarządu obowiązek elektronicznego podpisywania sprawozdań finansowych.
Czy zanim e-podpis stał się wymogiem, rozważała Pani jego wykorzystanie?
Pierwotnie nie dostrzegałam takiej potrzeby. Nie znałam przedsiębiorców, którzy korzystaliby z tego narzędzia, a sam podpis elektroniczny kojarzył mi się z urzędami i bankowością. Mam wrażenie, że zanim stał się wymogiem – część osób obawiała się tego rozwiązania. Nie rozumiała jak działa i na co pozwala. Ale gdy pojawił się wymóg prawny wszyscy masowo ruszyli po e-podpis i dziś korzystanie z niego jest czymś absolutnie oczywistym!
Wybór padł na SimplySign – dlaczego?
W moim przypadku zadziałała zasada rekomendacji i lokalny patriotyzm. Zapytałam o opinię innych użytkowników. Konsultowałam się z księgowymi, które stosują go na co dzień, odpowiadając za dokumenty finansowe i znajomymi z branży IT, których zdanie jest dla mnie bardzo wiarygodne. Biznes prowadzę w Szczecinie, gdzie się urodziłam i rozpoczęłam poszukiwania na lokalnym rynku. I tak trafiłam do Asseco. W trakcie poszukiwania informacji na temat SimplySign dowiedziałam się, że narzędzie jest proste i łatwe w obsłudze.
Jak przebiegła instalacja?
Jak się okazało, to nic strasznego i nie trzeba się obawiać. Jesteśmy niedużą spółką i wiele rzeczy jako zarząd robimy sami. Tak było też z instalacją SimplySign. Nie zajęło mi to dużo czasu – właściwie to była chwila na rozpoczęcie funkcjonowania z podpisem elektronicznym. Przede wszystkim dlatego, że używanie SimplySign jest tak proste, jak codzienne korzystanie z aplikacji do bankowości czy smartfona, z którym nie rozstajemy przecież ani na moment.
Jak z niemal trzyletniej perspektywy ocenia Pani to narzędzie?
Stosuję je od października 2018 roku i uważam, że jest genialne! Dzięki niemu z drugim członkiem zarządu, który jest w Warszawie możemy bez problemu przedłużać umowy leasingowe, przenieść faktoring z banku do banku. Wcześniej wymagało to drukowania dokumentów, odręcznego podpisywania i przesyłania kurierem tam i z powrotem. Zdarzało się, że przy sprawach pilnych, jak wniosku o dotacje dokumenty były przekazywane przesyłkami konduktorskimi i trzeba było czekać na peronie o konkretniej godzinie. Dziś mamy podpis elektroniczny i nie mamy takich problemów, pod warunkiem, że dana instytucja akceptuje taką formę sygnowania dokumentów.
Ostatnie pandemiczne miesiące były na pewno sprawdzianem przydatności e-podpisu
Nikt nie spodziewał się pandemii, a wielu osobom, które miały podpis elektroniczny uratowało to wprost życie i biznesy. Ta sytuacja pokazała co znaczy możliwość podpisania dokumentu niezależnie od miejsca, w którym jesteśmy. Nie wyobrażam sobie funkcjonować w kwarantannie czy podczas lockdownu bez takich narzędzi XXI wieku, które ten sprawdzian przeszły celująco.
Jakie korzyści przyniosło Pani wykorzystanie SimplySign?
Po pierwsze wygoda i oszczędność czasu – podpisanie dokumentów nie wymaga fizycznego kontaktu z drugim członkiem zarządu — mogę je mieć zawsze przy sobie i przechowywać elektronicznie w wielu różnych miejscach.
Po drugie bezpieczeństwo. Czuje się osobiście bardzo pewnie i bezpiecznie z tak sygnowanymi dokumentami. Aby otrzymać kwalifikowany podpis elektroniczny trzeba najpierw zweryfikować się dokumentem u notariusza lub przedstawiciela wystawcy podpisu. To gwarantuje tożsamość kontrahenta, w odróżnieniu od pieczątki, którą każdy może sobie wyrobić z dowolną treścią i nie jest to do zweryfikowania.
Po trzecie ekologia. SimplySign to nie tylko oszczędność papieru, ale także redukcja śladu węglowego wynikającego m.in. z transportu papierowej dokumentacji przez pół Polski, tam i z powrotem.
Jakie inne rozwiązania paperless stosuje Pani w biznesie?
Clochee produkuje kosmetyki naturalne. Od samego początku mamy taką misję i wizję, aby być jak najbardziej eko i możliwie najbliżej natury. Dlatego w produktach wykorzystujemy surowce naturalne, dbamy o zwierzęta i robimy wiele rzeczy dla środowiska.
Nasze kosmetyki można kupić bez kartoników. Wyeliminowaliśmy opakowania, które po powrocie z zakupów i tak trafiają od razu do śmieci. Nikt pięknych perfum nie stawia w łazience w pudełkach – tylko bez!
Wciąż musimy drukować część dokumentów, ale wykorzystujemy do tego papier ekologiczny z recyklingu. A jak możemy – to nie drukujemy! Korzystamy z komunikatorów i wideopołączeń, nie piszemy na papierze, a kalendarz i notatki prowadzimy elektronicznie. Przyjmujemy e-płatności w sklepie internetowym. Jeżeli możemy, wysyłamy e-faktury.
Przepisy nie pozwalają nam jednak całkowicie wyeliminować papieru
Dla mnie to sytuacja trudna do zaakceptowania. Za każdym razem gdy patrzę na kilkanaście segregatorów, wypełnionych fakturami, paragonami i dokumentami, które po każdym roku muszę przechowywać i zbierać w postaci drukowanej, to serce mi krwawi. Nie jest tajemnicą, że na przykład paragony szybko stają się nieczytelne. Uważam, że już najwyższy czas na kasy fiskalne i terminale płatnicze z możliwością cyfrowego zapisu paragonu, automatycznego eksportu danych do systemów księgowych.
Czy zachęca Pani innych przedsiębiorców do bycia bardziej paperless?
Zdecydowanie tak – jeżeli możemy róbmy biznes elektronicznie, róbmy kopie zapasowe i trzymajmy je w chmurze na nośnikach zapasowych. Ja jestem zdania, że to papier jest mniej trwały niż dobrze zabezpieczone dokumenty cyfrowe.
Każdy sposób i przykład jak można funkcjonować w świecie bez drukowania będący powszechną edukacją ma moje pełne wsparcie. Dlatego cieszę się, że ktoś kiedyś wymyślił, że można podpisywać dokumenty elektronicznie. To bardzo dobry początek. Mam nadzieję, że takie apele o więcej paperless w końcu zostaną wysłuchane. Argumentów, za tym jest mnóstwo. W tę stronę powinniśmy iść jako biznes, a zwykły podpis i pieczątka powinna odejść do lamusa.
